Impresa Sanità, by EDITRICE TEMI, a publié dans le numéro de septembre un rapport sur les solutions mécatroniques de Deenova dans la gestion RFID des dispositifs médicaux et des médicaments pour les salles d’opération de la Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli IRCCS.
Sur la base du projet de gestion RFID des dispositifs médicaux et des médicaments pour les blocs opératoires, la « Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli IRCCS » a lancé un autre projet d’analyse de données, qui a ouvert la voie à de nouveaux avantages de gestion et économiques.
Le projet de gestion RFID des médicaments et des dispositifs médicaux pour les blocs opératoires a débuté au Policlinico Gemelli en 2015 et, au fil des ans, il s’est progressivement étendu et consolidé, jusqu’à cette année où un projet d’analyse des données a ouvert la voie à de nouvelles améliorations substantielles. Nous en avons parlé avec Francesco Filidoro, de la pharmacie du Policlinico Gemelli.
Le système de traçabilité des dispositifs médicaux et des médicaments est basé sur des étiquettes RFID : tout ce qui est traité par la pharmacie de l’hôpital et dirigé vers les salles d’opération est identifié et suivi grâce à cette technologie. Pour environ un quart des volumes traités, les étiquettes sont appliquées directement à la source par le fournisseur Johnson&Johnson, tandis que les trois quarts restants sont étiquetés à leur arrivée à la pharmacie de l’hôpital, dans les deux stations d’étiquetage gérées par le prestataire de services Deenova. Les dispositifs utilisés pour la chirurgie sont ensuite lus en trois étapes retraçant l’ensemble de leur parcours : à l’admission, à la sortie de la pharmacie et après leur utilisation au bloc opératoire. « Les blocs opératoires sont situés au même niveau que la pharmacie de l’hôpital : lorsqu’un dispositif est transféré de la pharmacie, son mouvement de sortie est lu et son transfert virtuel vers la zone chirurgicale est enregistré » explique Francesco Filidoro. « Il est ensuite lu dans l’armoire intelligente du bloc opératoire, et à partir de ce moment-là, il fait partie du stock local. La lecture suivante a lieu immédiatement après son utilisation sur le patient, lorsque le dispositif utilisé est jeté dans un bac de lecture RFID. À ce moment-là, la lecture attribue la consommation de chaque appareil au patient pour lequel il a été utilisé, et en même temps met à jour le niveau de stock, générant automatiquement une commande de remplissage ou de réapprovisionnement en cas de sous-stockage ».
« Au cours des trois dernières années, nous sommes passés de trois mille à plus d’un million d’étiquettes appliquées, ce qui représente environ 85% des dispositifs à destination des blocs opératoires » poursuit Francesco Filidoro. « Ce que nous avons présenté cette année, comme étape supplémentaire, c’est un projet d’application du lean thinking à ce type de processus, qui nous a permis d’utiliser l’ensemble des données informatiques à des fins d’amélioration. Dans la pratique, nous avons été en mesure d’interpréter ces données pour identifier diverses criticités et mettre en place des actions correctives. Par exemple, nous pouvons voir combien de jours un dispositif attend dans le bloc opératoire avant d’être utilisé et, à partir de cette information, nous pouvons voir comment augmenter le taux de rotation.
En pratique, au fil des années, le projet a généré une importante quantité de données, qui peuvent être utilisées pour améliorer divers indicateurs de performance, à commencer par les niveaux de stock : « En quelques mois seulement, depuis le début de cette dernière phase du projet, nous avons pu réduire d’environ deux millions d’euros la valeur du stock géré par le magasin de la pharmacie de l’hôpital, qui est passé de 6,5 millions à 4,5 millions », explique Francesco Filidoro.
Le système mis en place permet une gestion précise des dispositifs d’un point de vue logistique et garantit une traçabilité complète de tout ce qui est utilisé ou implanté sur le patient. Par exemple, en cas de rappel d’un produit par le fournisseur, le système permet une traçabilité complète des dispositifs jusqu’au patient sur lequel il a été utilisé, ce qui serait autrement extrêmement difficile, voire impossible. « La précision et la traçabilité sont les principaux objectifs de ce projet, ils font donc partie des avantages que nous avons vus dès le départ », poursuit Francesco Filidoro. « Nous pouvons toutefois affirmer qu’à mesure que le nombre de matériaux étiquetés a augmenté et que le système est devenu pleinement opérationnel, le niveau de précision offert par le système a augmenté en conséquence. En fait, au début, nous avons commencé par des matériaux à coût élevé, comme les matériaux critiques ou implantables, alors que maintenant le système inclut également des dispositifs d’une classe de risque plus faible, comme les drains et les fils de suture, et enfin les médicaments : en fait, dans le bloc opératoire, seules quelques centaines d’articles entreront sans ce type d’identification ». L’extension de la gestion RFID à tous les médicaments fait également partie des nouveaux développements entamés en 2020.
Un autre avantage important démontré par le système est une plus grande efficacité dans les processus de gestion des stocks et de réapprovisionnement des matériaux. « Bien que nous n’ayons pas automatisé le transfert physique des matériaux (en effet, nous ne disposons pas de robots pour la distribution des médicaments ou pour le transport interne), l’ensemble du processus d’approvisionnement est largement automatisé. Le stock est en effet géré de manière unitaire, généré par la somme des stocks présents dans l’entrepôt central plus tous les stocks locaux présents dans les zones chirurgicales. Lorsqu’un dispositif se trouve dans le service/salle d’opération, il n’est plus « consommé » mais « en stock » à cet endroit et, si nécessaire, il peut également être utilisé dans une autre salle d’opération en cas d’urgence ou de besoins particuliers. En même temps, lorsque le système détecte qu’un dispositif approche de sa date de péremption, il favorise son utilisation précoce dans d’autres zones où il peut être utilisé plus tôt que d’autres dont la date de péremption est plus longue. Toutes ces améliorations sont le résultat d’une analyse allégée des données : les données se trouvaient déjà dans le système, nous les avons simplement traitées de manière plus approfondie et avons cherché les gaspillages à éliminer. Pour ce faire, nous avons introduit un nouvel algorithme de réorganisation, qui se base sur les données globales du stock et ne considère plus une consommation annuelle moyenne, mais plutôt les données du dernier trimestre, en tirant le meilleur parti des variations possibles ». En outre, les données de consommation des kits de procédure pour les médicaments et les dispositifs médicaux ont été analysées : jusqu’en 2020, le taux d’utilisation moyen était de 53 %, et il est passé à 88 % en mars 2021.
Dans l’ensemble, en considérant également les derniers développements qui peuvent être considérés comme « à coût zéro » car ils résultent d’une meilleure gestion des données collectées, le système a permis d’atteindre plusieurs avantages : tout d’abord une réduction de la valeur de l’inventaire, mais aussi une meilleure rotation moyenne des médicaments et des dispositifs, une traçabilité complète des médicaments et des dispositifs depuis l’accès à l’hôpital jusqu’à l’utilisation sur le patient, une réduction des itinéraires et des ouvertures de portes dans les salles d’opération, la gestion opportune des rappels et des alertes de sécurité par les fournisseurs et enfin la tarification correcte et opportune des interventions chirurgicales en fonction du dispositif utilisé.